Buchführung: Wie wird verdorbene Ware verbucht?

Joghurt jenseits des Verbrauchsdatums, Salat mit braunen Rändern, Backwaren vom Vortag: Das Lager verrät früh, was nicht mehr verkäuflich ist. Die Buchführung bei verdorbener Ware wirft dann eine praktische Frage auf. Braucht es einen eigenen Buchungssatz, oder genügt die Inventur? Die Antwort hängt von der Gewinnermittlung ab. Gleich bleibt: Der Verlust mindert den Gewinn, und ohne Nachweis folgen Rückfragen des Finanzamts.

Wie funktioniert die Buchführung, wenn verdorbene und unverkäufliche Ware im Lager liegt?

Verderb ist kein eigener Geschäftsvorfall, sondern eine Bestandsminderung. Beim Einkauf landete der Betrag bereits auf einem Wareneinkaufskonto, etwa 3400 oder 5400 bei 19 % Vorsteuer sowie 3300 oder 5300 bei 7 % (SKR 03/04). Fachliteratur hält fest, dass ein gesonderter Buchungssatz je Verlust beim Umlaufvermögen regelmäßig nicht erforderlich ist. Der Haken liegt woanders. Der Endbestand muss zutreffend ermittelt werden, verdorbene Posten dürfen in der Inventur also nicht mehr auftauchen. Bleiben sie im Bestand, fällt der Gewinn zu hoch aus.

Bilanz oder Einnahmenüberschussrechnung: Wo liegt der Unterschied?

Beim Betriebsvermögensvergleich wird der Bestand zum Stichtag per Inventur festgestellt, die Differenz geht gewinnwirksam als Bestandsveränderung in den Abschluss ein. Ein Beispiel: Laut Bestandsführung liegen Waren für 12.000 € im Lager, nach Aussonderung der verdorbenen Artikel im Wert von 400 € ergibt die Inventur 11.600 €. Der Minderbestand wird mit Bestandsveränderungen (3960, SKR 03) an Waren (Bestand) (3980, SKR 03) über 400 € gebucht.

Bei der Einnahmenüberschussrechnung gilt der Einkauf schon als Betriebsausgabe. Eine Buchung des Verderbs entfällt daher, eine Aktennotiz bleibt dennoch sinnvoll. Zudem sind Teilwertabschreibungen auf Waren bei dieser Gewinnermittlung nicht zulässig.

Merkmal	Bilanzierung	Einnahmenüberschussrechnung
Zeitpunkt des Aufwands	Zum Stichtag über Wareneinsatz bzw. Bestandsveränderung	Bereits beim Einkauf als Betriebsausgabe
Eigener Buchungssatz	Regelmäßig nicht nötig, Endbestand korrigieren	Entfällt
Teilwertabschreibung	Bei Wertminderung nach Niederstwertprinzip	Nicht zulässig
Konten (SKR 03)	3960 und 3980	Wareneinkaufskonto bleibt unverändert
Nachweis	Inventurliste, Entsorgungsbeleg	Aktennotiz, Entsorgungsbeleg

Welche Arbeitsschritte sichern eine saubere Dokumentation?

Ein fester Ablauf verhindert Lücken in der Beleglage:

• Aussondern: Verdorbene Artikel sofort räumlich trennen und kennzeichnen, damit sie weder verkauft noch erneut gezählt werden.
• Erfassen: Menge, Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum und Einkaufswert aus der Eingangsrechnung in einer Aussonderungsliste festhalten.
• Ursache notieren: Kühlkettenbruch, Überbestellung, Fehllagerung oder Datumsablauf zeigen später, ob der Verlust üblich oder außergewöhnlich war.
• Entsorgen oder verwerten: Entsorgungsbeleg oder Wiegeschein ablegen; ein Verkauf als Abfall bleibt steuerpflichtiger Umsatz.
• Bestand korrigieren: Bilanzierende buchen den Minderbestand als Bestandsveränderung, EÜR-Betriebe vermerken den Vorgang in der Aktennotiz.
• Restwert prüfen: Posten, die nur noch reduziert verkäuflich sind, werden nach dem Niederstwertprinzip auf den niedrigeren Nettoveräußerungswert abgewertet.
• Unterlagen archivieren: Liste, Fotos, Entsorgungsnachweis und Inventurprotokoll gemeinsam mit den Buchungsbelegen aufbewahren.

Wie verhält sich die Umsatzsteuer beim Verlust?

Eine Vorsteuerberichtigung knüpft an geänderte Verhältnisse des ursprünglichen Abzugs an (§ 15a UStG). Der EuGH entschied am 4. Mai 2023 (C-127/22), dass eine ordnungsgemäß nachgewiesene Entsorgung der Zerstörung gleichsteht, sofern sie zum unumkehrbaren Verschwinden des Gegenstands führt. Art. 185 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie verlangt dann keine Berichtigung. Ohne Beleg fehlt dieser Schutz. Der Entsorgungsnachweis wiegt deshalb schwerer als jede einzelne Buchung.

Buchführung bei unbrauchbar gewordenen Lagerbeständen: Wann ist ein Verlust unüblich?

Beim Diebstahl trennt die Fachliteratur zwischen üblichem und überhöhtem Schwund: Der übliche Teil läuft über die Bestandsveränderung, der übersteigende über ein Aufwandskonto für Abschreibungen auf Waren in unüblicher Höhe. Dieselbe Logik liegt bei Verderb nahe. Der Maßstab richtet sich nach den betriebsindividuellen Verhältnissen. Eine Bäckerei erklärt Verderb leichter als ein Elektrohändler. Springt die Wareneinsatzquote ohne Ursachenvermerk nach oben, fällt das in der Kalkulation auf.

Welche Fehler treten in der Praxis am häufigsten auf?

Fast alle Beanstandungen gehen auf wenige wiederkehrende Fehler zurück:

• Verdorbene Posten werden nicht ausgesondert und bleiben im Inventurwert, der Gewinn fällt zu hoch aus.
• Verderb, Diebstahl und Zählfehler landen auf einem Sammelkonto, die Differenz lässt sich nicht mehr erklären.
• Der Entsorgungsbeleg fehlt oder nennt weder Datum noch Menge, die Vernichtung bleibt unbewiesen.
• Bei der EÜR wird eine Teilwertabschreibung auf Waren angesetzt, obwohl sie dort nicht zulässig ist.
• Teilweise verwertbare und vollständig vernichtete Posten stehen in einer Zeile, getrennte Einträge wären nötig.
• Der Ursachenvermerk fehlt, steigende Verluste ziehen dann Rückfragen der Betriebsprüfung nach sich.

Häufige Fragen zum Thema (FAQ)

Welches Konto nimmt den Verlust auf?

Ein eigenes Verlustkonto ist bei Waren meist nicht vorgesehen. Der Verlust wirkt über den Wareneinsatz beziehungsweise die Bestandsveränderung zum Stichtag (SKR 03: 3960 gegen 3980). Wer die Ursachen getrennt auswerten will, führt dazu eine Aussonderungsliste und mischt Verderb nicht mit Diebstahl oder Zählfehlern.

Welcher Nachweis ist nötig?

Rückfragen der Finanzverwaltung lassen sich mit einer sachgerechten Aktennotiz samt Entsorgungsbeleg beantworten. Sinnvoll sind Datum, Menge, Einkaufswert, Ursache und ein Foto. Für die Vorsteuer zählt zusätzlich der Nachweis, dass die Entsorgung zum unumkehrbaren Verschwinden geführt hat.

Wie wird ein Posten mit Restwert behandelt?

Bilanzierende bewerten mit dem niedrigeren Nettoveräußerungswert, sofern er unter den Anschaffungskosten liegt (Niederstwertprinzip). Ein Erlös aus dem Verkauf als Abfall oder Futtermittel ist steuerpflichtiger Umsatz. Bei der EÜR bleibt die Teilwertabschreibung ausgeschlossen.

Zählt der Verlust zur Inventurdifferenz?

Ja. Die Inventurdifferenz umfasst alle Bestandsabweichungen zwischen Buch- und Istbestand, und Verderb gehört neben Schwund, Diebstahl und Buchungsfehlern zu den typischen Ursachen. Ein Ursachenvermerk macht die Differenz später nachvollziehbar.

Fazit

Verdorbene Artikel erzeugen keine Sonderbuchung, sie verändern den Endbestand. Bilanzierende korrigieren über die Bestandsveränderung, EÜR-Betriebe buchen nichts nach. In beiden Fällen entscheidet die Dokumentation: Aussonderungsliste, Ursachenvermerk und Entsorgungsbeleg sichern Gewinnansatz und Vorsteuer. Ein sauberer Endbestand und lückenlose Belege halten die Gewinnermittlung auch bei Rückfragen der Betriebsprüfung belastbar.

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Quellen und offizielle Nachweise

• EuGH-Urteil C-127/22 (Publications Office der EU): Das Urteil vom 4. Mai 2023 behandelt die Vorsteuerberichtigung bei ausgesonderten Gegenständen und nachgewiesener Zerstörung oder Entsorgung.
• Bayerisches Landesamt für Steuern zu § 15a Abs. 2 UStG: Die Verfügung erläutert die Vorsteuerberichtigung bei Umlaufvermögen nach geänderten Verhältnissen.
• IHK Bonn zur Einnahmen-Überschussrechnung: Das Merkblatt beschreibt die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG und die Erfassung von Betriebsausgaben.